Hoạch đinh quá trình – Các bước trong hoạch định quá trình:
a. Xác định quá trình; b. Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ quá trình; c. Thiết
lập đo lường quá trình d. Phân tích quá trình e. Thiết kế quá trình.
Thứ nhất: Xác định quá trình
Xác định quá trình là các bước thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu,
phạm vị và các quá trình con của quá trình. Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015. Để
bắt đầu, nhóm quá trình xem lại nhiệm vụ và mục tiêu quá trình xác định bởi
lãnh đạo cùng các thông tin quá khứ về hoạt động của quá trình với các điểm mạnh.
Phạm vi của quá trình được xác định với các câu hỏi trong quá trình bắt đầu từ
đầu, kết thúc ở đâu, gồm những hoạt động nào và không gồm những hoạt động nào.
Thứ 2: Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ quá trình
Ở bước này, nhóm quá trình xác định khách hàng cả bên trong
và bên ngoài của quá trình là những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi quá trình, xác
định nhu cầu khách hàng và xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu này lại với nhau.
Một lưu đồ quá trình sơ phát được chuẩn bị để xác định các
hoạt động được xem quan trọng, các khách hàng và nhà cung cấp quan trọng cũng
như vài trò của họ trong quá trình. Lưu đồ quá trình giúp tạo sự hiểu biết giữa
chủ nhiệm quá trình và các thành viên trong nhóm quá trình về quá trình thực sự
hoạt động như thế nào. Nhằm xây dựng lưu đồ quá trình, điều phối viên sẽ mô tả
về một bước quá trình, hỏi về chuỗi hoạt động của quá trình và xây dựng quá
trình với hỗ trợ của một số công cụ nhất định.
Thứ 3: Thiết lập đo lường quá trình
Đo lường quá trình là bước đầu cần thiết để xem quá trình vận
hành như thế nào để chuẩn bị cho các hoạt động phân tích và cải tiến quá trình.
Đo lường quá trình sau đó giúp kiểm soát quá trình và định kỳ phân tích năng lực
quá trình. Đo lường quá trình nên định hướng theo các chỉ số kinh doanh của tổ
chức như thu nhập, chi phí, lợi nhuận…
Quyết định thu nhập cái gì để đo lường quá trình dựa vào nhiệm
vụ, mục tiêu của quá trình cũng như nhu cầu khách hàng của quá trình đã xác định.
Đo lường quá trình bao gồm những bước sau:
+ Hiệu quả kỹ thuật của quá trình
+ Hiệu quả kinh tế của quá trình
+ Tình thích nghi của quá trình
Quá trình có hiệu quả kỹ thuật là quá trình thoả mãn nhu cầu
khách hàng qua cung cấp các đặc tính mong muốn cho khách hàng và không lỗi,…
Các chỉ số đo lường hiệu quả kỹ thuật của quá trình như mức hư hỏng, độ chính
xác, mức phục vụ, thời gian đáp ứng.. Quá trình có hiệu quả kinh tế là quá
trình thoã mãn nhu cầu khách hàng với chi phí cực tiểu, có tính cạnh tranh. Các
chỉ số đo lường hiệu quả kinh tế của quá trình như chi phí cho mỗi chuyển dịch,
thời gian cho mỗi hoạt động, năng suất, thời gian để sản xuất,… Quá trình thích
nghi là quá trình đáp ứng tích cực với những thay đổi từ bên trong hay bên
ngoài một cách hiệu quả cả về mặt kỹ thuật và kinh tế.
Xem thêm thông tin: tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp
Xem thêm thông tin: tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp
Thứ tư: Phân tích quá trình thực hiện
Phân tích quá trình nhằm xác định các cơ hội cải tiến quá
trình, xác định nguyên nhân của các vấn đề xảy ra trong quá trình.
Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015 – Dự kiện quá trình được
đánh giá cả về hiệu quả kỹ thuật lẫn hiệu quả kinh tế của quá trình, các vấn đề
được nhận dạng bởi các công cụ như phân tích Pareto, lưu đồ quá trình,…
Nhóm quá trình từ lưu đồ quá trình sơ phát xây dựng lưu đồ
chi tiết với 4 loại hoạt động của quá trình với các ký hiệu tương ứng.
+ Công việc ký hiệu hình chữ nhật
+ Kiểm tra ra quyết định rẽ nhánh với ký hiệu hình thoi
+ Văn kiện hay dữ liệu với ký hiệu hình thang
+ Vòng tái chế với chuỗi công việc ký hiệu bởi chuỗi hình chữ
nhật
Nhằm phát hiện các cơ hội cải tiến quá trình, các câu hỏi được
đặt ra cho mỗi hoạt động quá trình như sau. Phân tích các bước kiểm tra.
Tư vấn chứng nhận ISO 9001:2015 – Một công cụ thường dùng để
cải tiến quá trình là kỹ thuật mô phỏng, giúp trả lời câu hỏi chuẩn gì xảy ra.
Quá trình được giả lập và phân tích các tình huống trên mô hình phỏng trước khi
đưa vào vận hành trên thế giới thực. Một cách khác là sử dụng những quá trình sẳn
có và tương tự ở các tổ chức khác để cung cấp những ý tưởng có thể kiểm tra
trong thực tế để thiết kế hay tái thiết kế quá trình.
Kết thúc bước phân tích, nhóm quá trình hiểu rõ quá trình hiện
hữu, xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân thực sự của vấn đề, đã có những ý tưởng
ban đầu về cải tiến quá trình và sẵn sang chuyển sang bước thiết kế quá trình mới
hay tái thiết kế hay cải tiến quá trình hiện hữu. Bạn muốn tư vấn cho tiết và miễn phí vui lòng liên hệ công ty tư vấn iso Trí Phúc hotline: 0931 498 910-0919 099 777
0 nhận xét: